Cinco acciones simples para maximizar el número de visitantes en tu próximo evento

Cinco acciones simples para maximizar el número de visitantes en tu próximo evento

En cualquier evento, ya sea un seminario, una formación, una jornada de puertas abiertas, una presentación o una participación en una feria, el objetivo principal es conseguir que asista el máximo número posible de clientes o prospectos. De nada sirve cualquier otro aspecto planificado si no asiste nadie. Aquí te mostramos cinco sencillos aspectos a tener en cuenta para sacar el máximo partido a tus esfuerzos organizativos y aumentar el número de registros y participantes

1. Reserva (y anuncia) la fecha
Tus clientes son gente muy ocupada y llenan sus agendas rápidamente, por lo que debes conseguir que tu evento esté en su calendario tan pronto como puedas.
Una vez tengas la decisión tomada y la información logística básica (dónde y cuándo) fijada, házselo saber a todo tu público objetivo mediante un email tipo “Reserve la fecha”. Recuerda que si tu evento va a estar abierto al público en general y no sólo al publico invitado, debes incluir en tu mensaje herramientas que permitan a tus invitados propagar la información en sus redes sociales publicando los datos principales de la convocatoria en tus cuentas de Facebook, LinkedIn y Twitter.

2. Envía invitaciones
Entre seis y ocho semanas antes del evento, realiza un envió oficial de invitaciones a tus contactos o lista de invitados. Una invitación personalizada ayudará a que el receptor se sienta deseado y ‘obligado’ a registrarse en tu evento. La invitación debe indicar con claridad los detalles clave y los beneficios que obtendrá si asiste  o participa en el evento. Asegúrate de que la invitación sea corta y se centre en el objetivo. La información sobre los detalles se proporcionará mediante un enlace a la página web del evento. Llegados a este punto, es importantísimo contar con un sistema de registro o confirmación de asistencia.

3. Promociona tu evento a través de las redes sociales
A diferencia del correo electrónico, o del envío postal de invitaciones, las redes sociales te permiten enviar mensajes y recordatorios varias veces por semana. Todo lo que tienes que hacer es cambiar un poco las frases que utilizas en cada publicación y no repetir constantemente el mismo mensaje. Acuérdate de incluir enlaces a las páginas del evento que hayas creado en tu web, en Facebook, etc., dónde los invitados  puedan encontrar más información.

4. Envía recordatorios a quien no se haya registrado y mensajes de seguimiento a los registrados
Cuando se acerque la fecha del evento, envía una nueva invitación a los clientes de la primera lista de invitados que todavía no se hayan registrado. Debes cambiar el asunto del mensaje con una frase que demuestre la urgencia del tipo “Solo quedan 2 días para registrarse” o “Ultimas plazas para asistir…”. Para los que ya se hayan registrado o confirmado su asistencia puedes mandar un recordatorio con los detalles de último momento (cambios o confirmaciones del programa, cómo llegar, horarios, etc.). Los recordatorios son de vital importancia en los eventos gratuitos y ayudan prevenir que algunos de los participantes confirmados no asistan finalmente.

5. Pide a los que se registren y/o confirmen su asistencia que te ayuden a promocionar el evento
Si el efecto boca-oreja es la panacea del marketing, ¿por qué no intentar que los invitados compartan la información y nos aporten nuevas referencias?
Pide a tus clientes que informen a sus colegas y seguidores en las redes sociales que vayan  a participar en tu evento. Proporciónales el texto y el enlace a la página web del evento, de forma que lo puedan cortar y pegar en Twitter y Facebook. Para los usuarios de Twitter añade un hashtag (el símbolo # seguido de una palabra o frase) que identifique el evento. Por ejemplo #mievento2011. Así podrán (y sobretodo podrás) ver quién más está twiteando sobre tu evento.

Organizar y planificar un evento conlleva tiempo y esfuerzo. Utiliza estos cinco consejos prácticos y emplea todos los medios a tu disposición para ver recompensado tu esfuerzo y conseguir una gran participación, así como nuevos contactos para tu empresa.